İçindekiler

1. Temel Fark
2. Aşamalara Göre Sorumluluk Dağılımı
3. İş Birliğinin Koptuğu Noktalar
4. İş Birliği Çerçevesi
5. Şirketlerde Her İki Rol de Olmadığında

"Aday bulmak kimin işi?" "Bir sonraki tura kimin geçeceğine kim karar veriyor?" "İş tanımını kim yazmalı?"

Bu sorular şirketinizde kafa karışıklığı yaratıyorsa yalnız değilsiniz. Çoğu organizasyonda işe alım yöneticisi ile insan kaynakları uzmanı (rekruiter) arasındaki çizgi oldukça belirsizdir ve bu belirsizlik işe alım sürecini doğrudan yavaşlatır. Her iki taraf da konuyu diğerinin hallettiğini düşündüğünde, o iş ortada kalır. İkisi de aynı kararda hak iddia ettiğinde ise adaylara çelişkili mesajlar gider.

Çözüm karmaşık değil: Netlik. Her aşamada kimin neye sahip olduğunu tanımlayın, devir teslim noktalarını belirleyin ve her iki tarafın da uyum içinde kalmasını sağlayacak bir iletişim düzeni oluşturun. İşte en iyi şirketlerin işe alım yöneticisi ve recruiter ilişkisini nasıl yapılandırdığı:

Temel Fark

Aralarındaki ayrımı anlamanın en basit yolu şudur:

İşe alım yöneticisi "ne" kısmından sorumludur. Bu rol için hangi becerilere ihtiyaç var? Başarı kriteri nedir? Bu ekipte nasıl bir insan başarılı olur? Gereksinimleri işe alım yöneticisi belirler ve nihai işe alım kararını o verir, çünkü bu kişiyi günlük olarak yönetecek olan kendisidir.

Recruiter ise "nasıl" kısmından sorumludur. Nitelikli adayları nasıl buluruz? Süreçte onları nasıl hızlıca ilerletiriz? Değerlendirme yaparken onları nasıl sürece bağlı tutarız? İşe alım uzmanı aday havuzunu yönetir, lojistiği koordine eder ve sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlar.

Sorunlar, bu roller üzerinde anlaşmaya varılmadan birbirine karıştığında ortaya çıkar. İşe alım yöneticisinin önceliklerini anlamadan ön eleme kararı veren bir recruiter herkesin zamanını boşa harcar. Kendi adaylarını bulup recruiter'ı devre dışı bırakan bir işe alım yöneticisi ise takip edilmesi veya geliştirilmesi imkansız, gölge bir süreç yaratır.

Aşamalara Göre Sorumluluk Dağılımı

Rol Tanımlama ve İş İlanı

Aday Bulma ve Ön Eleme

Mülakat ve Değerlendirme

Karar ve Teklif

İş Birliğinin Koptuğu Noktalar

İşe alım süreçlerindeki çoğu hayal kırıklığı şu aksaklıklardan birine dayanır:

Talep Toplantısının Atlanması

Bir recruiter uygun bir hazırlık toplantısı yapmadan aday aramaya başladığında, işe alım yöneticisinin ne istediğini tahmin etmeye çalışır. Bu durum, kağıt üzerinde harika görünen ancak işe alım yöneticisinin belirtmediği öncelikleri taşımayan adaylarla sonuçlanır. Her arayış, şu konuları kapsayan 30-45 dakikalık bir başlangıç toplantısıyla başlamalıdır: olmazsa olmaz vs. olsa iyi olur beceriler, ekip dinamikleri, bu roldeki önceki kişinin neyi iyi (veya kötü) yaptığı, ücret aralığı ve gerçekçi takvim.

Geri Bildirim Döngülerinin Yavaş Olması

Recruiter üç aday sunar. İşe alım yöneticisinin özgeçmişleri incelemesi bir hafta sürer. O zamana kadar en iyi aday başka bir teklifi kabul etmiştir bile. İşe alımda hız her şeydir ve en yaygın tıkanıklık noktası işe alım yöneticisinin dönüş süresidir.

Bunu bir SLA (hizmet seviyesi taahhüdü) ile çözün: İşe alım yöneticileri adayları 48 saat içinde incelemeyi ve mülataktan sonraki 24 saat içinde geri bildirim vermeyi taahhüt eder. Recruiterlar ise başlangıç toplantısından sonraki 7-10 gün içinde daraltılmış bir liste sunmayı taahhüt eder.

Değerlendirme Kriterlerinin Kalibre Edilmemesi

Recruiter, adayları yazılı kriterlere göre eler ancak bu kriterleri işe alım yöneticisinden farklı yorumlar. Reddedilen üç aday turundan sonra her iki taraf da hayal kırıklığına uğrar.

Bunu bir kalibrasyon seansı ile çözün: İlk 2-3 aday sunumundan sonra, işe alım yöneticisi ve recruiter listeyi birlikte gözden geçirir. Kimi, neden bir sonraki aşamaya geçireceklerini tartışarak "nitelikli" aday tanımını ortaklaşa netleştirirler.

Aday Deneyimi Arada Kayboluyor

Hiçbir taraf aday deneyimini tam olarak sahiplenmez. Recruiter, mülakatlardan sonra işe alım yöneticisinin takip yapacağını varsayar. İşe alım yöneticisi ise iletişimi recruiter'ın yönettiğini düşünür. Aday iki hafta boyunca hiçbir şey duymaz ve başka bir yere evet der.

Net bir sahiplik belirleyin: Şirket kültürüne bağlı olarak, mülakat sonrası geri bildirim hariç (ki bu geri bildirimi işe alım yöneticisi iletmesi için recruiter'a verir veya doğrudan kendisi iletir) tüm aday iletişimini recruiter yönetir.

İş Birliği Çerçevesi

İşte her büyüklükteki ekipte işe yarayacak pratik bir çerçeve:

Haftalık Durum Paylaşımı (15 dakika)

Recruiter ve işe alım yöneticisi, aktif her arayış için haftalık olarak bir araya gelir. Gündem:

1. Aday havuzu güncellemesi: Hangi aşamada kaç aday var?

2. Son adaylar hakkında geri bildirim: Devam, ret veya daha fazla bilgi ihtiyacı.

3. Engeller: Süreci yavaşlatan unsurlar neler?

4. Takvim kontrolü: Hedeflenen iş başı tarihi için doğru yolda mıyız?

Bu toplantı, çoğu arama sürecini baltalayan "senin hallettiğini sanıyordum" hatasını önler.

Ortak Değerlendirme Formu

Hem işe alım yöneticisi hem de recruiter her rol için aynı değerlendirme kriterlerini kullanmalıdır. Bir recruiter adayları elerken, işe alım yöneticisinin mülakatlarda kullanacağı kriter bazlı formun aynısına göre puanlama yapar. Bu durum, "bana yanlış adaylar gönderiyorsun" tartışmasını ortadan kaldırır; çünkü her iki taraf da "doğru" adayın ne olduğunu en başta birlikte tanımlamıştır.

Net Çözüm Yolu

Önceden belirleyin: Bir anlaşmazlık olduğunda ne olacak? Recruiter bir adayın nitelikli olduğunu düşünürken işe alım yöneticisi aynı fikirde değilse (veya tersi) bu durum nasıl çözülür? Genellikle, aday kararlarında nihai yetki işe alım yöneticisindedir, ancak süreç ve uyumluluk konularında yetki recruiter'a aittir.

Şirketlerde Her İki Rol de Olmadığında

Girişimlerde ve küçük şirketlerde, genellikle tek bir kişi her iki rolü de üstlenir. Bu durum şu şekillerde görünür:

Kurucu-işe alım yöneticisi + dış kaynaklı recruiter veya ajans. Kurucu neye ihtiyacı olduğunu tanımlar ve son kararı verir. Dış ortak ise aday bulma ve ön eleme süreçlerini yönetir. Bu, ara sıra yapılan işe alımlar için iyi çalışır ancak ölçek büyüdükçe maliyetli hale gelir.

Her şeyi yapan işe alım yöneticisi. 25 çalışanın altındaki şirketlerde yaygındır. Buradaki risk, işe alımın yöneticinin "asıl işiyle" rekabet etmesi ve sürekli arka plana atılmasıdır. Çözüm, işe alım için ("vakit buldukça" değil) belirli saatler ayırmak ve süreci e-posta yerine bir aday takip sistemi (ATS) ile yönetmektir.

Her ikisini de kapsayan ilk İK çalışanı. İlk İK genel müdürünüz genellikle hem recruiter hem de İK ortağı olarak hareket eder. İşe alım yöneticisi kararları verirken onlar adayları eler ve süreci koordine eder. Bu, işe alım hacmi tek bir kişinin yönetebileceğinden fazlasına ulaşana kadar (genellikle ayda 3-4 işe alım) işe yarar.

Sıkça Sorulan Sorular

İşe alım kararlarında son söz kime aittir?

Çoğu organizasyonda son işe alım kararını işe alım yöneticisi verir. Kadro bütçesi onlardadır, adayı günlük olarak onlar yönetecektir ve o kişinin performansından onlar sorumludur. Recruiter öneriler, piyasa koşulları ve süreç rehberliği sağlar ancak nihai evet/hayır kararı işe alım yöneticisine aittir. Yoğun şekilde denetlenen sektörlerde veya yasal uyumluluk endişelerinin yönetici tercihinin önüne geçtiği durumlarda istisnalar olabilir.

İşe alım yöneticileri kendi iş tanımlarını yazmalı mı?

İşe alım yöneticileri içeriği (gereksinimler, sorumluluklar, başarı kriterleri) sağlamalı, ancak ilan formatının son halinden recruiter sorumlu olmalıdır. Recruiterlar, bir iş ilanının arama sonuçlarında nasıl öne çıkacağını, hangi dilin çeşitlilik içeren aday havuzunu çekeceğini ve hangi yasal ifadelerin gerekli olduğunu bilirler. En iyi süreç: İşe alım yöneticisi taslağı hazırlar, recruiter erişim ve uyumluluk için düzenler, işe alım yöneticisi ise son halini onaylar.

Geri dönüş yaparken çok yavaş davranan bir işe alım yöneticisiyle nasıl başa çıkılır?

Her arayışın başında net SLA'ler belirleyin: Adayları incelemek için 48 saat, mülakat geri bildirimi için 24 saat. Bir işe alım yöneticisi bunları sürekli kaçırıyorsa verilerle durumu gösterin: "Bu ay geri bildirim süresi 5 günü geçtiği için nitelikli 3 adayı kaybettik." Bunu bir şikayet olarak değil, iş kaybı olarak sunun. Model devam ederse, yöneticilerini veya İK liderliğini sürece dahil edin.

İşe alım yöneticisi gereksinimleri sürekli değiştirdiğinde recruiter ne yapmalı?

İlk hazırlık toplantısı belgesine geri dönün. Gereksinimler gerçekten değiştiyse (iş geliştiyse, ilk mülakatlardan bir şeyler öğrendilerse), dokümanı resmi olarak güncelleyin ve takvimi buna göre sıfırlayın. Gereksinimler değişmediyse ve yönetici sadece kararsızsa, bir kalibrasyon seansı genellikle öncelikler konusunda net olmadıklarını ortaya çıkarır. Olmazsa olmazlar ile olsa iyi olurlar arasında bir sıralama yapmalarına yardımcı olun ve bu sıralamaya sadık kalın.

Önemli Çıkarımlar

• İşe alım yöneticileri "ne" kısmından (gereksinimler, değerlendirme, son karar) sorumludur. Recruiterlar "nasıl" kısmından (aday bulma, süreç, lojistik, aday iletişimi) sorumludur.

• Çoğu işe alım hatası; atlanan hazırlık toplantılarına, yavaş geri bildirim döngülerine veya kalibre edilmemiş değerlendirme kriterlerine dayanır. Üçü de basit süreç değişiklikleriyle çözülebilir.

• İşe alım yöneticisi ile recruiter arasındaki haftalık 15 dakikalık durum toplantısı, "senin hallettiğini sanıyordum" hatasını önler.

• Ortak değerlendirme formları kullanın, böylece her iki taraf da adayları aynı kriterlere göre değerlendirir. Bu durum, "yanlış aday" tartışmasını ortadan kaldırır.

• Net SLA'ler belirleyin: Özgeçmiş incelemesi için 48 saat, mülakat geri bildirimi için 24 saat. Hız, aday kazanmadaki en büyük tek faktördür.

Doğru Araçlarla Ortaklığı Güçlendirin

Net roller, net sistemler gerektirir. İşe alım yöneticileri ve recruiterlar aynı platformu paylaştığında devir teslimler otomatik olarak gerçekleşir, geri bildirimler gerçek zamanlı olarak görülür ve adaylar asla iki kişinin gelen kutusu arasında kaybolup gitmez.

HrPanda'nın aday takip sistemi, hem işe alım yöneticilerine hem de recruiterlara aynı havuz üzerinde görünürlük sağlar: Ortak değerlendirme formları, otomatik aşama bildirimleri ve ek toplantılar yapmadan herkesin uyum içinde kalmasını sağlayan yapılandırılmış geri bildirim formları. İşe alım iş birliğinizi bugün kolaylaştırın.