Software Advice tarafından 2024 yılında yapılan bir araştırma, küçük işletmelerin %46'sının adayları hâlâ Excel tablolarında takip ettiğini gösteriyor. Bu yöntem bir yere kadar işe yarasa da sonrasında tıkanıyor. Atlanan tek bir satır, üzerine yazılan tek bir hücre veya iki işe alım yöneticisi arasındaki tek bir versiyon çelişkisi, nitelikli bir adayın işe alım sürecinizden sonsuza dek kaybolmasına neden olabilir.

ATS (Aday Takip Sistemi) veri taşıma süreci kulağa çok teknik gelebilir ama aslında öyle değil. Bu süreç, adım adım uygulanan planlı bir kontrol listesinden ibaret. HrPanda olarak, büyümekte olan yüzlerce ekibin tek bir kayıp bile yaşamadan e-tablolardan Aday Takip Sistemine (ATS) geçmesine yardımcı olduk. Bu rehber, tablonuzun analiz edilmesinden son içe aktarma işleminin doğrulanmasına kadar tüm süreci adım adım açıklıyor.

E-Tablolar Neden Yetersiz Kalır? (Ve Ne Zaman Geçiş Yapmalı?)

E-tablolar ücretsizdir ve herkes tarafından bilinir. İlk beş işe alımınız için muhtemelen gayet iyi çalışmışlardır.

Ancak e-tablolar, ortaklaşa yürütülen işe alım süreçleri için tasarlanmamıştır. Versiyon kontrolü yok, otomatik süreçler yok, aday havuzunun genel gidişatını görmek imkansız. İki işe alım uzmanı aynı dosyayı aynı anda güncellediğinde, değişikliklerden biri kaybolur. Bir işe alım yöneticisi "Ürün Tasarımcısı pozisyonunda ne durumdayız?" diye sorduğunda, hızlıca cevap vermek yerine satırları filtrelemek için 20 dakikanızı harcarsınız.

E-Tablonuzun Sınırlarına Ulaştığını Gösteren 5 İşaret

1. Mükerrer aday satırları sürekli karşınıza çıkmaya başlar, çünkü birden fazla kişi kontrol etmeden yeni kayıt ekler.

2. Geri dönüşleri kaçırırsınız, çünkü bir hatırlatma sistemi yoktur; sadece kontrol etmeyi unuttuğunuz bir "Notlar" sütunu vardır.

3. Versiyon çelişkileri haftalık bir sorun haline gelir. Birisi, başkasının yaptığı değişikliklerin üzerine kaydeder.

4. Raporlama tamamen manueldir. İşe alım süresini hesaplamak, her seferinde sıfırdan bir pivot tablo oluşturmak anlamına gelir.

5. Veri güvenliği ve mevzuat açıkları. Aday verilerinin ne zaman toplandığını, güncellendiğini veya silindiğini kanıtlayamazsınız; bu durum KVKK açısından büyük bir risk oluşturur.

Bu durumlardan üç veya daha fazlası size tanıdık geliyorsa, bir ATS'ye geçiş yapma zamanınız gelmiştir.

Rakamlarla Gerçekler: Sektör analizlerine göre, ATS kullanan şirketler, e-tablo tabanlı takiplere kıyasla manuel işe alım süreçlerinde harcanan sürede %70 oranında bir azalma olduğunu belirtiyor.

Neleri Taşımalı, Neleri Geride Bırakmalı?

Çoğu ekibin düştüğü hata şudur: Her şeyi taşımaya çalışırlar. Her satırı, her sekmeyi... 2019'da artık var olmayan bir pozisyona başvurmuş her adayı.

Bu büyük bir zaman kaybıdır. Üstelik yeni sisteminizi ilk günden itibaren güncel olmayan verilerle doldurmuş olursunuz.

Aktif Adaylar ve Geçmiş Dönem Kayıtları

E-tablonuzdaki verileri iki ayrı grupta düşünebilirsiniz:

• Aktif adaylar: Şu anda işe alım sürecinizde olan, mülakatları planlanmış veya yakın zamanda kısa listeye alınmış kişiler. Bunlar her zaman yeni sisteme taşınır.

• Geçmiş dönem kayıtları: Eski başvuranlar, elenen adaylar, kapatılan pozisyonlar. Bunları daha detaylı incelemek gerekir.

Aday Verilerinde 12 Ay Kuralı

Pratik bir kural: Son 12 aya ait aday kayıtlarını taşıyın. Bundan daha eski bilgiler, aktif işe alım süreçlerinde nadiren işe yarar ve sadece veri taşıma sürecini karmaşıklaştırır.

Uzman Tavsiyesi: Taşıma işleminden sonra hemen eski tablonuzu silmeyin. Ortak bir bulut sürücüsünde arşivleyin. İlk birkaç ay boyunca geçmiş verilere göz atmanız gerekebilir.

Adım Adım E-Tablodan ATS'ye Veri Taşıma

İşin asıl mutfak kısmı burasıdır. Tamamen somut altı adım.

1. Adım: Mevcut E-Tablonuzu Analiz Edin

Verilere dokunmadan önce, elinizde ne olduğunu tam olarak anlayın.

• Kayıtlarınızı sayın. Kaç aday satırı var? Bunlardan kaçı mükerrer (çift kayıt)?

• Sütunlarınızı listeleyin. Tüm sekmelerdeki her bir sütun başlığını bir yere not edin. Sıklıkla kullanılanlar: İsim, E-posta, Telefon, Pozisyon, Aday Durumu, Kaynak, Notlar, Özgeçmiş Bağlantısı, Başvuru Tarihi.

• Sekmeleri belirleyin. Pozisyon başına, çeyrek dönem başına veya işe alım uzmanı başına ayrı sekmeleriniz mi var? Bu yapıyı not edin.

• Sorunlu alanları işaretleyin. Birleştirilmiş hücreleri, renk kodlu durumları (bunlar doğrudan aktarılamaz), formülleri ve açılır menüleri tespit edin.

10 sütundan oluşan 500 satırlık bir e-tabloyu analiz etmek yaklaşık 30 dakika sürer. Birden fazla sekmesi olan 3.000 satırlık bir tablonun analizi ise 2 saati bulabilir.

2. Adım: Temizleyin ve Mükerrer Kayıtları Ayıklayın

Veri temizliği, bu sürecin en kritik adımıdır. ATS'nize hatalı veya dağınık veri yüklerseniz, sadece daha şık bir arayüzde hatalı veri görmüş olursunuz.

Temizlenmesi gerekenler:

• Boş satırları silin. Tablonun en altına kadar kaydırın. Gizli biçimlendirmeler içeren boş satırlar yükleme hatalarına neden olur.

• Mükerrer kayıtları birleştirin. E-posta adresine göre arama yapın. Aynı aday üç farklı sekmede görünüyorsa, en güncel verileri tek bir satırda birleştirin.

• Biçimleri standart hale getirin. Telefon numaraları tek bir formatta olmalıdır. Tarihler YYYY-AA-GG formatında yazılmalıdır. İsimler, "Ad" ve "Soyad" olarak ayrı sütunlara bölünmelidir.

• Veri dışı sütunları kaldırın. Koşullu biçimlendirmeler, durum renkleri ve formül sütunları aktarılamaz. Aktarmadan önce bunları düz metne dönüştürün.

3. Adım: Sütunlarınızı ATS Alanlarıyla Eşleştirin

Her ATS'nin standart veri alanları vardır: Ad, Soyad, E-posta, Telefon, Başvurulan Pozisyon, Süreç Aşaması. E-tablonuzdaki sütunların bu alanlarla örtüşmesi gerekir.

Buna alan eşleştirme (field mapping) denir. Çoğu ekibin atladığı ve en çok yükleme hatasına yol açan adım tam olarak budur.

Sütunlarınızı eşleştirmek için bir sonraki bölümde yer alan rehberden yararlanın. Eğer e-tablonuzda hiçbir ATS alanıyla uyuşmayan bir sütun varsa, iki seçeneğiniz vardır:

1. Bunu özel bir alana (custom field) eşleyin (çoğu ATS platformu bunu destekler).

2. Eğer saklamaya değmeyecek bir bilgi ise tamamen kaldırın.

4. Adım: CSV Olarak Dışa Aktarın

Çoğu ATS platformu, toplu veri aktarımı için CSV dosyalarını kabul eder. Dosyanızı hazırlarken şunlara dikkat edin:

• Dosyayı CSV (UTF-8) formatında kaydedin. Bu format, isim ve adreslerdeki Türkçe ve özel karakterlerin korunmasını sağlar.

• Genellikle en kolayı her aktarım için tek bir dosya kullanmaktır. Ayrı sekmeleriniz varsa, bunları birleştirin veya tek tek aktarın.

• Sadece ATS'niz yükleme sırasında kendi başlıklarını oluşturuyorsa başlık satırını kaldırın. Çoğu sistem bu satırın kalmasını tercih eder.

5. Adım: Bir Test Aktarımı Gerçekleştirin (50-100 Kayıt)

Bu sizin deneme sürüşünüzdür. İlk denemede asla tüm veri setinizi tek seferde yüklemeyin.

• Her durumu temsil eden 50-100 arası örnek kayıt seçin. Bunların bazılarında notlar olsun, bazılarında olmasın. Farklı süreç aşamalarındaki adayları dahil edin.

• Bu kayıtları ATS'nize aktarın.

• Kontrol edin: İsimler doğru alanlara geldi mi? E-posta adresleri eksiksiz mi? Notlar taşındı mı? Adaylar doğru pozisyonlara atandı mı?

Bir şeyler yanlış görünüyorsa, CSV eşleştirmenizi düzeltin ve tekrar deneyin. Çoğu platformda test aktarımları ücretsiz ve sınırsızdır.

6. Adım: Sistemi Tamamen Yayına Alın

Test yüklemesinde herhangi bir sorun çıkmadıysa:

1. Tüm veri setini içeri aktarın.

2. Adayları ilgili pozisyonlarına ve işe alım aşamalarına atayın.

3. Toplam kayıt sayısının e-tablonuzla eşleştiğini doğrulayın.

4. İşe alım ekibinize yeni sistemin devreye girdiğini haber verin.

5. Eksik bir veri olması durumunda ekibin bunu bildirebilmesi için 48 saatlik bir geri bildirim süresi belirleyin.

Uyarı: Eski e-tablonuzu hemen kullanımdan kaldırmayın. Geçişten sonra en az 30 gün boyunca erişilebilir durumda tutun. Yükleme sırasında gözden kaçan bir şey olursa, bu tablo sizin can kurtaranınız olacaktır.

Alan Eşleştirme Rehberi: E-Tablo Sütunları ve ATS Alanları Karşılıkları

Bu tablo, en yaygın kullanılan e-tablo sütunlarını ve bunların ATS'deki karşılıklarını gösterir. CSV dosyanızı hazırlarken bundan referans alabilirsiniz.

Uzman Tavsiyesi: E-tablonuzda "Mülakatta", "Teklif Yapıldı", "Reddedildi" gibi değerlere sahip bir "Durum" sütunu varsa, aktarımdan önce her bir durumu ATS'deki karşılık gelen aşamaya çeviren basit bir eşleştirme şeması çıkarın.

Geçiş Sonrası Doğrulama Listesi

Aktarım tamamlandıktan sonra, süreci nihayete erdirmek için bu kontrol listesini uygulayın.

• Kayıt sayısı tutarlılığı. CSV dosyanızdaki satır sayısı ile ATS'nizdeki aday sayısını karşılaştırın. Birebir örtüşmeleri gerekir.

• Bilgi doğruluğu. Rastgele 20 kayıt seçip kontrol edin. İsimler, e-postalar ve telefon numaraları doğru yerlerde mi?

• Bağlantısız kayıt kalmasın. Her aday en az bir pozisyona atanmış olmalıdır. Hiçbir yere atanmamış boşta kayıt olup olmadığını kontrol edin.

• Özgeçmiş ekleri. Özgeçmiş yüklediyseniz, örnek birkaç adayda dosyaların sorunsuz açıldığından emin olun.

• Aşamaların kontrolü. Aktif adaylar doğru süreç aşamalarında olmalı, herkes tek bir torbaya ("Yeni Başvuru" kısmına) yığılmamış olmalıdır.

• Notların aktarımı. Mülakat notlarının ve iç yorumların eksiksiz aktarıldığından emin olun.

• Ekip erişimlerinin teyidi. İşe alım ekibindeki herkesin sisteme giriş yapabildiğini, kendilerine atanan adayları görebildiğini ve not ekleyebildiğini doğrulayın.

• Mükerrer kayıtsızlık kontrolü. ATS üzerinde e-posta ile arama yapın. Sıfır mükerrer kayıt, veri temizleme işinizin başarıyla tamamlandığını gösterir.

Yapay Zeka Geçişi Nasıl Daha Temiz ve Hızlı Hale Getirir?

Geleneksel ATS platformları, geçişi manuel bir CSV yükleme işlemi olarak görür. Verileri temizler, alanları eşleştirir ve sonuçları kontrol edersiniz.

Yapay zeka destekli platformlar ise çok daha fazlasını sunar.

İçeri aktarırken otomatik mükerrer kontrolü. Yapay zeka destekli bir ATS, yükleme sırasında isimler farklı yazılmış veya telefon numaraları farklı formatlarda olsa bile mükerrer adayları tespit edebilir. Saatlerce manuel temizlik yapmak yerine, sistem olası eşleşmeleri işaretler ve tek bir tıklamayla onaylamanızı sağlar.

CV tarama ve otomatik veri doldurma. CSV dosyanızla birlikte özgeçmiş dosyalarını da yüklerseniz, yapay zeka adayın yetkinliklerini, deneyimlerini ve eğitim bilgilerini otomatik olarak ayıklayıp ilgili alanlara yerleştirebilir. Bu da ilk günden itibaren daha zengin aday profilleri elde etmek anlamına gelir.

İlk günden itibaren akıllı aday puanlaması. Verileriniz sisteme yüklendikten sonra, yapay zeka destekli aday puanlaması yüklenen adayları açık pozisyonlarınızla kıyaslayarak derecelendirebilir. Böylece sadece veri taşımakla kalmaz, o veriyi aktif hale getirirsiniz.

HrPanda'nın toplu CSV içe aktarma ve yapay zeka araçları tam da bu geçiş süreci için tasarlandı. E-tablolardan geçiş yapan ekipler genellikle tüm süreci bir günden kısa sürede tamamlıyor.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir e-tablodan ATS'ye veri aktarımı ne kadar sürer?

Küçük ekiplerin çoğu için (500 adayın altı), analizden yayına alma aşamasına kadar olan tüm süreç 1-2 gün sürer. Birden fazla sekmesi ve yıllara yayılan geçmişi olan daha büyük veri setlerinde temizlik de dahil olmak üzere bu süre 3-5 günü bulabilir. Fiili içe aktarma aşaması ise genellikle sadece birkaç dakika sürer.

Veri taşıma sırasında aday notlarımı ve geçmiş süreçlerimi kaybeder miyim?

Doğru bir hazırlık yaparsanız hayır. E-tablonuzda düz metin olarak saklanan tüm notlar, CSV yüklemesi sırasında sorunsuz bir şekilde ATS notlar alanına aktarılır. Kalın yazılar, renkler veya bağlantılar gibi biçimlendirmeler doğrudan taşınamayabilir, bu yüzden aktarımdan önce metinleri düz metne çevirmek en iyisidir.

Elenen adayları da taşımalı mıyım?

Yalnızca son 12 ay içinde elenmiş ve ileride tekrar iletişime geçebileceğiniz adayları taşımanız önerilir. Yıllar öncesine ait elenmiş adaylar sisteminizde kalabalık yaratır. Bunun yerine eski tablonuzu yedek olarak arşivleyin; ihtiyaç duyduğunuzda her zaman bakabilirsiniz.

ATS yüklemesi için hangi dosya formatını kullanmalıyım?

Evrensel standart CSV (UTF-8) formatıdır. Neredeyse her ATS bu formatı destekler. Bazı sistemler Excel biçimlendirmelerini düzgün okuyamadığı için XLSX formatından kaçınmakta fayda vardır. Google E-Tablolar üzerinden doğrudan CSV olarak dışa aktarım yapabilirsiniz.

Bir şeyler ters giderse işlemi geri alabilir miyim?

Çoğu ATS platformu, içeri aktarılan toplu paketleri tek tıkla silmenize olanak tanır. Orijinal e-tablonuzu arşivde sakladıysanız (ki kesinlikle saklamalısınız), verileri yeniden düzenleyip tekrar yükleyebilirsiniz. Orijinal dosyayı her zaman güvence olarak elinizde tutun.

Önemli Çıkarımlar

• Aktarmadan önce analiz edin. Tablonuzda ne olduğunu iyi bilin: satır sayısı, sütun başlıkları ve sorunlu alanlar. Sadece bu adım bile yükleme hatalarının çoğunu önler.

• Acımasızca temizleyin. Çift kayıtları teke indirin, biçimleri standartlaştırın ve gereksiz sütunları atın. Dağınık veriyi taşımak, yeni sisteminizde de dağınıklık yaratacaktır.

• Alan eşleştirme rehberini kullanın. Dosyayı dışa aktarmadan önce her sütunu bir ATS alanıyla eşleştirin. Bu, çoğu ekibin atlayıp sonradan pişman olduğu bir adımdır.

• Önce 50-100 kayıtla test edin. Test aktarımı, tüm veri setinizi etkilemeden önce olası eşleştirme hatalarını yakalamanızı sağlar.

• Aktarım sonrasında doğrulama yapın. Geçiş sonrası kontrol listesini uygulayın; kayıt sayılarını, alanların doğruluğunu ve ekip erişimini teyit edin.

• HrPanda'nın aday takip sistemi, yapay zeka destekli mükerrer kaydı önleme özelliğiyle toplu CSV aktarımını destekler; böylece geçiş süreciniz temiz başlar ve temiz kalır.

Stres Yaşamadan Geçişi Tamamlayın

E-tablolardan bir ATS'ye geçmek, gözde büyüyen ama aslında oldukça kolay olan yeniliklerden biridir. Temiz bir CSV dosyası, doğru bir alan eşleştirme planı ve 50 kayıtlık bir test aktarımı ile tüm süreç çoğu ekip için sadece bir gün sürer.

Zor olan geçiş süreci değil; işe alım süreçlerinizi geçici çözümlerle e-tablolarda yürütmeye çalışmaktan vazgeçme kararı almaktır.

Nasıl çalıştığını görmek ister misiniz? Hemen ücretsiz bir HrPanda demosu talep edin ve ilk adaylarınızı tablolardan aday havuzunuza dakikalar içinde birlikte aktaralım.