BİR ŞİRKET İŞE ALIM İZLEME SİSTEMİ (ATS) KULLANMAYA NE ZAMAN BAŞLAMALIDIR?

Şirketinizde hangi iş araçlarının kullanıldığını düşünün. Satış, pazarlama, finans ve operasyonlar farklı derecelerde farklı araçlar kullanır. İnsan Kaynakları departmanına gelince, Fortune 500 şirketleri hariç (onların %98'i ATS kullanıyor), çoğu hala süreçleri Excel tabloları ve paylaşılan sürücülerle yönetiyor. Geçmişte, Aday İzleme Sistemlerinin yalnızca büyük organizasyonlar için gerekli olduğu düşünülüyordu, ancak uzun zamandır, sadece 10 çalışanı olan küçük startup'lar bile ATS kullanıyor. Şirketlerin çalışan sayısı veya işe alım hacmine bakılmaksızın neden ATS kullandıklarına bir göz atalım!

1. Tek Bir İş İlanı İçin Farklı Kaynaklardan CV Almak ve Zaman Kaybı: Bu zorlu işe alım döneminde, tek bir iş ilanı için bile farklı kaynaklar kullanıyoruz. Ağımız ne kadar geniş olursa, iyi adaylar bulma şansımız o kadar yüksek olur. İlanı çeşitli kariyer sitelerinde ve kariyer sayfamızda yayınlıyoruz. Birçok kişi ilanı sosyal ağlar ve iletişim kanalları aracılığıyla paylaşıyor. Birçok CV e-posta, telefon ve farklı iletişim kanallarından gelir. Bunların tümünü bir araya getirmek ve yönetmek büyük bir zaman kaybıdır.

Bir Aday İzleme Sistemi ile iş ilanınızı tek bir kanaldan birçok farklı yerde (kariyer sayfası, LinkedIn, vb.) yayınlayabilirsiniz. Tüm başvurular tek bir yerde toplanır. Farklı yerlere ayrı ayrı ilan vermenin ve farklı kanallardan CV kaybının neden olduğu zaman kaybından kaçınırsınız.

2. Kariyer Sitesi Tasarımı & İşveren Markası: Yeni kurulmuş veya kurumsal bir şirket olsun, bir kariyer sitesi ilk günden itibaren gerekli bir vitrindir. İnsanların şirketiniz hakkında fikir sahibi olabilecekleri, orada çalışmanın nasıl bir şey olduğunu hissedebilecekleri ve açık iş pozisyonlarınızı görebilecekleri bir sayfadır. Bu sayfanın oluşturulması ve güncellenmesi genellikle sınırlı kaynaklar nedeniyle veya geliştiricilerin bu alana zaman ayırmak istememesi nedeniyle göz ardı edilir. İK Departmanı, kariyer sayfasının en kısa sürede tasarlanmasını ister. İşte burada ATS (Aday İzleme Sistemleri) devreye giriyor ve sayfanızı istediğiniz gibi, kodlama veya geliştirici gerektirmeden oluşturup güncelleyebilmenizi sağlıyor.

3. Daha Kaliteli İşe Alım: Son zamanların sıcak konusu, nitelikli başvuru sayısındaki azalma. Bunun başlıca nedenleri: iş arayanların kolay başvuru süreçleri nedeniyle ilanı okumadan başvuru yapmaları veya ilan yeterince detaylı olmadığında yanlış anlaşılmalara ve hatalı başvurulara yol açmasıdır. ATS kullanmak, başvuruların daha yüksek kalitede olmasını sağlar. Çünkü adaylar belirli bir süreç ve sorularla karşılaşır; neye başvurduklarını bilirler. Ayrıca, Aday İzleme Sistemlerinin filtreleme ve ön eleme yetenekleriyle tüm CV'leri incelemenize gerek kalmaz. Kendi aday havuzlarınızı oluşturabilir ve uygun olmayan adaylara saniyeler içinde toplu e-postalar gönderebilirsiniz.

4. İK Profesyonelleri veya Kurucular için Tek Bir Platform: Excel'de adayları, süreçleri, kiminle görüştüğünüzü, görüşmenin nasıl geçtiğini, beklentilerin ne olduğunu, neden dönmediğinizi, onlarla iletişime geçip geçmediğinizi ya da onların mı bize başvurduğunu takip edersiniz. Tüm bu detayların Excel'de sağlıklı olmasını mı bekliyorsunuz? Belki 10-20 kişilik verilerle ama sonrasında oradaki bilgiyi işlemek, izlemek ve verinin doğru olduğundan emin olmak ne yazık ki mümkün değil. İlan verip vermemek (kariyer sayfanızda sürekli açık ilanlar olması) fark etmeksizin, tüm başvuruların aktığı, verilerin depolandığı, herkesin bireylerden bağımsız olarak bilgiye erişebileceği, e-postalar ve davetiyelerin gönderildiği, vaka çalışmalarının paylaşılıp alındığı bir ürüne sahip olmak nasıl geliyor? Şu an aktif bir işe alım olmayabilir ancak işe alım yapmasak bile şirketler sürekli başvuru alır ve havuzumuz dolmaya devam eder. Bu izleme ve yönetim için bir ATS (Aday İzleme Sistemi) sadece bu yüzden gereklidir.

5. Koordinasyon ve Sağlam Kararlar Almak: Bir ATS (Aday İzleme Sistemi) olmadan yürütülen süreçlerde, İK ekibi ya da sadece Kurucu Ortaklar süreci yönetiyor olsun, her yerden mesajlar alırsınız, CV'leri iletir, takvimler düzenler, süreci başka birine devreder, farklı ekip üyelerini sürece dahil edersiniz ve görüşmeye dair notlar farklı yerlerde ve farklı insanlarda bulunur. Bilgi sizde olsa bile, ne kadar güncel ve sağlıklı olduğu tartışılır. Tüm süreç tek bir sistemden yürütüldüğünde, bir ekip üyesi ayrılabilir, süreci başka birine devredebilir veya bir not görmek istediğinizde her şeye tek bir tıklama ile erişebilirsiniz. Bu, adaylarla ilgili çok daha doğru ve sağlam kararlar almamızı sağlar.

6. Tüm Verilere Erişim: Harika bir aday vardı; neredeydi? E-postamda mı, LinkedIn'de mi, yoksa biri WhatsApp aracılığıyla mı gönderdi? İyi bir işe alım süreci sadece açık pozisyonlarla ilgili değildir. İK uzmanlarının "Yetenek Havuzu" olarak adlandırdığı potansiyel adaylar çok önemlidir. Bir görüşme yapılmış olabilir ve harika bir aday var, ancak o anda bir rol olmayabilir. Altı ay sonra rol gerektiğinde bu önemli adayları unutmamak ve kaybetmemek önemlidir. HrPanda gibi gelişmiş ATS seçenekleri tüm verileri depolar ve ilgili adayı daha sonra hızlıca bulmanıza olanak tanır.

Başarılı bir organizasyon ve kurumsal kültür sadece iyi bir ekiple inşa edilebilir. Bu ekibi bir araya getiren işe alım süreci, bu hedefe yönelik çalışan herkes için zorlu olmamalı ya da operasyonel bir yük taşımamalıdır. Zevkle yapılan her iş sağlıklı çıktılar sağlar. 5 veya 1.000 kişilik bir şirket için olsun, her şirkette bir işe alım süreci olduğundan bu sorumluluğu kolaylaştırmalı ve hafifletmeliyiz. Bunun için en iyi araç Aday İzleme Sistemleridir.